Der FSR AI organisiert jedes Jahr eine Fahrt von der Hochschule zur Gamescom. Wir besuchen die Gamescom am Mittwoch an dem nur Fachbesucher die Messe besuchen. Für eine erfolgreiche Durchführung gibt es folgende Dinge zu beachten.
- Dekanat für die QSL bzw für die Finanzierung vom Bus
- AStA für einen Zuschuss auf die Ticketpreise in der Regel waren dies 1000€
- FAI bezuschusst den Besuch auch mit in der Regel 300€, die an den AStA überwiesen werden.
In der Regel beginnt die Planung und Umsetzung spätestens 3 Monate vorher.
- Dekanat anschreiben fragen wegen Bus und QsL Anträgen
- Erstellen der Umfrage für die Teilnahme folgende Punkte sollten abgefragt werden:
- Vorname
- Nachname
- Studiengang
- Hochschul Email
- Anschrift
- Telefonnummer
- Matrikelnummer
Dies ist nur die Vorläufige Abfrage noch keine Verbindliche Zusage nachdem sich mindestens 70 Leute angelmeldet haben werden die Studenten informiert, dass sie sich ihr Ticket holen können und sich bis zu einem festen Datum mit dem Beleg per Mail bei uns melden sollen. Studierende aus dem FSR AI haben Vorrang und können immer mitfahren. Leute, die sich nicht rechtzeitig zurück melden werden benachrichtigt und aus der Liste gestrichen andere Leute rücken nach.
- Social Media Posts, MyHfD, Schwarzes Brett erstellen und Posten
- Nachdem die fertige Liste mit Teilnehmern steht schickt man diese an das Dekanat und den AStA im Bus sollte noch Platz für mindestens 3 Betreuer gelassen werden.(Aktuell waren das immer Dennis Bieza, Christian Pape, Manuel Richardt)
- Information an alle Teilnehmer zum Abfahrt Zeitpunkt und Treffpunkt zu schicken
- Geld für den Ticket Zuschuss im AStA abholen
- Teilnehmerliste ausdrucken
- Bei Fahrtantritt Teilnehmer abhaken
- Im Bus Geld an die Studierenden übergeben und Studenten unterschreiben lassen
- Gamescom Genießen
- Wohlbehalten zuhause ankommen
- Unterschriebene Teilnehmerliste zum AStA bringen und nicht ausgezahltes Geld an den AStA zurück geben.
Manchmal lehnt die Gamescom Anträge auf Fachbesucher ab dafür haben wir ein Dokument was die Studierenden schicken können falls der Immatrikulationsbeschreibung nicht reicht.
Teilnehmerliste Beispiel
Email Vorlagen
Gamescom Besucher Bescheid dieser Bescheid ist für die Leute, bei denen die Immatrikulationsbescheinigung nicht reicht.