¶ Pandora Lan Handbuch
Dieses Dokument dient als Übersicht für die Vorbereitung der Pandora Lan. Die Pandora Lan ist eine hochschulinterne Veranstaltung, in der Studierende und Lehrende zusammen kommen und gemeinsam eine Lan Party genießen. Sie findet in der Regel irgendwann im Zeitraum April - Mai statt.
Priorität: Hoch | Zeitpunkt: Unmittelbar nach der Vor-LAN / Planungsstart
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Termin festlegen: Passendes Wochenende im Semester finden (Prüfungsphasen und Feiertage abgleichen). In Rücksprache mit dem verantwortlichen Professor. Prüfung der Verfügbarkeit über Horstl - Raumbelegung und 1 - 2 Alternativtermine festlegen.
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Hallenreservierung: Halle 8 über das Gebäudemanagement der Hochschule anfragen
- Wichtig: Den Zeitraum großzügig wählen (Freitag Aufbau bis Sonntag Abbau/Reinigung). Der Antrag für die Reservierung muss mindestens 4 Wochen vor Beginn der Veranstaltung dem GM vorliegen.
Zuständigkeit: Infrastrukturelles Gebäudemanagement > Veranstaltungsmanagement
Kontakt
Website: https://www.hs-fulda.de/hochschule/zentrale-einheiten/gebaeudemanagement
Tel: 0661 9640-1544 (Ann-Christin Helm)
E-Mail: ann-christin.helm@verw.hs-fulda.de
Hochschule Fulda
Leipziger Straße 123
36037 Fulda
Gebäude 27, Raum 103
- Bestätigung abwarten: Der Planungsprozess startet erst offiziell, wenn die Halle fest gebucht ist.
Zeitpunkt: Sobald die Hallenbestätigung vorliegt
- Meldung an Dekanat:
Die Veranstaltung erfolgt in Kooperation mit dem Fachbereich Angewandte Informatik, aus diesem Grund ist es wichtig das geplante Veranstaltungsdatum mit dem Fachbereich abzusprechen. Informiere dazu das Dekanat des Fachbereiches.
Kontakt
Website: https://www.hs-fulda.de/angewandte-informatik/
Tel: 0661 9640-3000
E-Mail: dekanat.ai@informatik.hs-fulda.de
- Netzwerk-Technik kontaktieren: Informiere Denis Biezda und Herrn Pape. Sie sind für die Netzwerktechnik verantwortlich und müssen frühzeitig wissen, wann das Event stattfindet, um Kapazitäten zu planen.
- Strom / Verteiler Informaieren von Herrn Dickert: Informiere Herrn Dickert über den fixierten Termin und den geplanten Aufbau der Veranstaltung.
Herr Dickert bringt die benötigten Starkstromverteiler sowie nötige Verteiler, je nach Bedarf RGB Beleuchtung Lightbars.
Kontakt
Website: http://www.dickert-showtechnik.de/
Tel: 0171-5458890
E-Mail: musik-dickert@t-online.de
- Hausmeister-Briefing: Den Hausmeistern rechtzeitig Bescheid geben.
- Kernaufgabe: Bereitstellung eines Stromkastens, der am Event-Wochenende bereitgestellt wird. Die zwei weiteren Stromkästen werden von Herrn Dickert bereitgestellt.
Zuständigkeit: Technisches Gebäudemanagement > Energiemanagement
Kontakt
Website: https://www.hs-fulda.de/hochschule/zentrale-einheiten/gebaeudemanagement
Tel: 0661 9640-1551
E-Mail: gosbert.orschel@verw.hs-fulda.de
Zeitpunkt: Ca. 8-10 Wochen vor dem Event
- Grober Zeitplan: Festlegung von Einlasszeiten, offizieller Eröffnung und spätestem Abbau-Ende am Sonntag.
- Hinweis: Turniere werden von Teilnehmern selbst organisiert, hierfür ist keine zentrale Planung nötig.
- Ressourcenliste: Inventur des vorhandenen Materials (Switches, LAN-Kabel, Verlängerungen).
- Hallenlayout: Grobe Skizze, wie die Tische und die Stromversorgung in der Halle verteilt werden.
Zeitpunkt: Ca. 4-6 Wochen vor dem Event
Um die Halle voll zu bekommen, müssen folgende Kanäle bespielt werden:
- Vor-Ort-Präsenz: In Vorlesungen und Veranstaltungen gehen und das Event persönlich ankündigen.
- Digitale Kanäle: Regelmäßige Posts auf Instagram und Ankündigungen auf dem Discord-Server.
- Hochschul-Systeme: Ankündigungen in relevanten Moodle-Kursen streuen.
- Campus-App: Den Termin in die offizielle Hochschul-App einpflegen lassen.
Zeitpunkt: Die Woche vor dem Event
- Besorgungen: Einkauf von Verpflegung, Verbrauchsmaterialien (Gaffa, Kabelbinder, Markierungsmaterial) und etwaigen Preisen.
- Finaler Technik-Check: Letzte Rücksprache mit Biezda/Pape bezüglich der Internetfreischaltung.
- Aufbau: Koordination mit den Hausmeistern vor Ort (Abnahme der Stromkästen).
- Live-Betreuung: Sicherstellen der Netzkapazität und Ansprechpartner für Teilnehmer sein.
- Abbau: Komplette Räumung und Reinigung der Halle gemäß den Vorgaben der Hochschule.
Zeitpunkt: Maximal 1 Woche nach dem Event
- Nachbesprechung: Internes Treffen des Orga-Teams zur Manöverkritik (Was lief gut? Was muss technisch verbessert werden?).
- Wiki-Update: Erkenntnisse aus der Nachbesprechung hier im Wiki.js dokumentieren.
- Der nächste Zyklus: * Sofortige Reservierung der Halle für das nächste Jahr/Semester anstoßen.
- Herrn Dickert erneut über den neuen Zielzeitraum informieren.